Hoe lang moet u een stellingkeuringsrapport bewaren?

Na elke stellinginspectie ligt er een rapport. Veel bedrijven vragen zich af hoe lang ze dat moeten bewaren en waar. Het eerlijke antwoord is genuanceerd: de regels vragen vooral dat u de keuring kunt aantonen.

Wat vragen de regels?

Volgens de Arboportaal-uitleg over de keuring van arbeidsmiddelen moet op de arbeidsplaats schriftelijk bewijs aanwezig zijn van de uitgevoerde keuringen. Dat bewijs mag digitaal of geprint worden bewaard en dient om richting de Nederlandse Arbeidsinspectie aan te tonen dat u aan de keuringsverplichting voldoet. De keuringsplicht zelf staat in artikel 7.4a van het Arbobesluit.

Hoe lang is verstandig?

Omdat een vaste termijn ontbreekt, is het een afweging. Een praktische ondergrens is: bewaar rapporten zolang de stellingen in gebruik zijn, zodat u de ontwikkeling van schade en herstel over de jaren kunt laten zien. Wilt u meer zekerheid, vraag dan uw verzekeraar of juridisch adviseur welke termijn zij aanhouden. Dat is praktijkadvies, geen wettelijke eis.

Wat hoort in het dossier?

• Het volledige inspectierapport met bevindingen, foto's en classificaties.
• Vastlegging van herstel: wat is wanneer vervangen of gerepareerd, en door wie.
• Bewijs van herkeuring of herbeoordeling na herstel.
• De uitkomsten van uw interne controles.
• Het belastingbord en de gegevens van de stelling, voor zover beschikbaar.

Praktische tips

1. Zorg dat het rapport op de locatie zelf kan worden getoond, ook als u het centraal digitaal archiveert.
2. Bewaar rapport en herstelbewijs bij elkaar, zodat de afhandeling van bevindingen aantoonbaar is.
3. Wijs een vaste beheerder aan, bijvoorbeeld de PRSES.
4. Bewaar ook rapporten van stellingen die u verkoopt of afvoert tot u weet dat u ze niet meer nodig heeft.