Welke documenten horen bij veilig gebruik van magazijnstellingen?

Bij een controle, een incident of een vraag van uw verzekeraar gaat het al snel om één ding: kunt u laten zien dat uw stellingen veilig zijn? Dat lukt alleen met een dossier dat compleet en actueel is. Hieronder leest u welke documenten erin horen, waar de eis vandaan komt en hoe u het dossier bijhoudt.

Het overzicht in één tabel

Wat de wet verplicht stelt

Bewijs van keuring op de arbeidsplaats

Artikel 7.4a van het Arbobesluit bepaalt dat keuringen worden uitgevoerd door een deskundige persoon, rechtspersoon of instelling, en dat schriftelijke bewijsstukken van de uitgevoerde keuringen op de arbeidsplaats aanwezig zijn en desgevraagd aan de toezichthouder worden getoond. Voor stellingen betekent dat: het inspectierapport moet op de locatie beschikbaar zijn, digitaal of geprint.

Hetzelfde artikel noemt ook momenten waarop keuren aan de orde is: na installatie en voor het eerste gebruik bij arbeidsmiddelen waarvan de veiligheid afhangt van de installatie, na montage op een nieuwe plek, periodiek zo vaak als nodig is om de goede staat te waarborgen, en na uitzonderlijke gebeurtenissen zoals veranderingen aan het arbeidsmiddel of ongevallen. Bewaar dus niet alleen de periodieke rapporten, maar ook die van een nulinspectie of een keuring na verplaatsing of aanrijding.

Een schriftelijke RI&E

Artikel 5 van de Arbowet verplicht de werkgever om in een risico-inventarisatie en -evaluatie schriftelijk vast te leggen welke risico's het werk meebrengt, met een plan van aanpak en termijnen. Werkt u met magazijnstellingen en heftrucks, dan horen de risico's van aanrijding, overbelasting en vallende lading daarin thuis. De RI&E moet worden aangepast als werkmethoden of omstandigheden veranderen, bijvoorbeeld na een herinrichting.

Fabrikantinstructies en voorlichting

Volgens artikel 7.5 van het Arbobesluit vindt montage en demontage op veilige wijze plaats, met inachtneming van de eventuele aanwijzingen van de fabrikant, en moet een arbeidsmiddel door toereikend onderhoud in goede staat blijven. Hoort bij het arbeidsmiddel een onderhoudsboek, dan moet dat goed worden bijgehouden. Artikel 7.11a vraagt dat een bij het arbeidsmiddel behorende gebruiksaanwijzing in begrijpelijke vorm aan de betrokken werknemers bekend wordt gemaakt. Bewaar de documentatie van de leverancier daarom in het dossier en maak de kern ervan beschikbaar op de vloer.

Wat de norm en de praktijk toevoegen

NEN-EN 15635 werkt de zorgplicht voor stellingen verder uit. De norm gaat uit van een aangewezen verantwoordelijke (de PRSES), regelmatige interne controles, een periodieke deskundige inspectie en duidelijke belastinginformatie. Die elementen worden pas aantoonbaar als u ze vastlegt.

• Belastinggegevens: de toegestane belasting per niveau en per veld, afgestemd op de werkelijke opstelling. Het belastingbord is de zichtbare vertaling daarvan op de stelling.
• Configuratie: een tekening of beschrijving van type staanders, liggers en liggerhoogtes. Zonder deze gegevens is later lastig te controleren of de belastinggegevens nog kloppen.
• Interne controles: datum, wie heeft gecontroleerd, wat is gezien en wat er is gedaan.
• Schademeldingen: een eenvoudige registratie van gemelde aanrijdingen en schade, ook als die klein lijkt.
• Herstel: welk onderdeel is vervangen, wanneer, door wie en of er een herbeoordeling heeft plaatsgevonden.

Zo houdt u het dossier actueel

1. Maak per locatie één dossier, digitaal of fysiek, dat op de arbeidsplaats te tonen is.
2. Orden het per stellingsysteem of gangpad, zodat rapporten, belastinggegevens en herstel bij elkaar staan.
3. Leg bij elke bevinding uit een inspectie vast wat er is gedaan en wanneer.
4. Werk het dossier bij na elke wijziging aan de opstelling, verplaatsing of aanrijding.
5. Laat de PRSES of een andere vaste beheerder het dossier minimaal jaarlijks doorlopen, bijvoorbeeld voorafgaand aan de periodieke inspectie.

Ontbreken er documenten?

Bij oudere of overgenomen stellingen ontbreken vaak tekeningen, belastinggegevens of fabrikantinstructies. Probeer die eerst op te vragen bij de leverancier of fabrikant. Lukt dat niet, dan kan een deskundige de huidige staat vastleggen en aangeven welke gegevens nog nodig zijn. Ga niet uit van aannames over de draagkracht; zonder betrouwbare belastinggegevens weet niemand wat de stelling veilig kan dragen.

Hoe RackCheck helpt

Tijdens een stellinginspectie controleert RackCheck onder meer of belastinggegevens aanwezig en leesbaar zijn en passen bij de opstelling. Het rapport legt per bevinding de locatie, classificatie en vervolgstap vast, zodat het direct als keuringsbewijs en werkdocument in uw dossier past.