Jaarlijkse stellingkeuring verlopen: wat nu?

Het gebeurt in veel magazijnen: de vorige inspectie is uitgevoerd, het rapport is opgeborgen en de vervolgafspraak is nooit ingepland. Of de collega die het regelde, is vertrokken. Pas bij een audit, een vraag van de verzekeraar of een aanrijding blijkt dat de laatste keuring anderhalf of twee jaar oud is. Dit artikel legt uit wat verlopen juridisch betekent, wat u vandaag al kunt doen en hoe u voorkomt dat het opnieuw gebeurt.

Wat betekent verlopen bij een stellingkeuring?

Een stellingkeuring werkt anders dan een APK. In de wet staat geen datum waarop een keuring ongeldig wordt. Artikel 7.4a, lid 3 van het Arbobesluit bepaalt dat een arbeidsmiddel dat door gebruik of andere invloeden kan verslechteren, wordt gekeurd zo dikwijls als nodig is om de goede staat te waarborgen. Magazijnstellingen vallen onder die bepaling. Een vaste termijn noemt het artikel niet.

Die termijn komt uit de toelichting op het Arbobesluit, waarin één keer per jaar keuren als veilige ondergrens wordt aangemerkt. Arboportaal neemt dat over en voegt toe dat de frequentie afhangt van het soort arbeidsmiddel en de intensiteit van het gebruik. In de praktijk rond NEN-EN 15635, de norm voor gebruik en onderhoud van stalen opslagsystemen, wordt eveneens een interval van niet meer dan twaalf maanden aangehouden. De norm is geen wet, maar wel de erkende invulling.

Verlopen betekent dus: de laatste deskundige keuring is langer geleden dan het interval dat voor uw situatie als ondergrens geldt. Het rapport van toen blijft een geldig document over de staat van toen. Het zegt alleen niets meer over de schade die sindsdien is ontstaan.

Mag u de stellingen blijven gebruiken?

Er is geen bepaling die zegt dat een stelling buiten gebruik moet zodra de keuring een jaar oud is. Een stelling die op dag 364 veilig was, is dat op dag 366 in de regel ook. Wat wel doorloopt, is uw verantwoordelijkheid als werkgever: de Arbowet verplicht u te zorgen voor veilige arbeidsomstandigheden en het Arbobesluit vraagt dat arbeidsmiddelen deugdelijk zijn en in goede staat blijven. Zonder recente keuring weet u dat niet zeker en kunt u het ook niet aantonen.

Of doorgebruiken verantwoord is, hangt daarom af van wat u over de actuele staat weet. Het onderstaande is praktijkadvies, geen wettelijke regel.

• Geen zichtbare schade, weinig heftruckverkeer en de keuring is kort verlopen: gebruik gaat in de regel door, mits de inspectie op korte termijn is ingepland en er intussen intern wordt gecontroleerd.
• Zichtbare schade aan staanders, liggers, schoren of verankering: ontlast of blokkeer de betreffende sectie en laat haar beoordelen voordat zij weer wordt gebruikt.
• Bekende aanrijdingen sinds de laatste keuring die nooit zijn beoordeeld: behandel die secties als verdacht en laat ze met voorrang bekijken.
• De opstelling is gewijzigd, verplaatst of uitgebreid sinds de laatste keuring: de oude keuring gaat niet over de huidige situatie. Een keuring is dan hoe dan ook aan de orde.
• Niemand weet of er ooit is gekeurd: ga ervan uit dat u bij nul begint en laat de stellingen volledig inspecteren.

Wat zijn de gevolgen van een verlopen keuring?

Veiligheid

Het belangrijkste gevolg is onzichtbaar. Schade aan stellingen ontstaat het hele jaar door, vaak door aanrijdingen die niet worden gemeld. Een deskundige inspectie is het moment waarop die schade wordt gevonden en geclassificeerd. Valt dat moment weg, dan blijven beschadigde onderdelen onder volle belasting in gebruik.

Aantoonbaarheid bij toezicht

De Nederlandse Arbeidsinspectie kan vragen naar de schriftelijke bewijsstukken van de uitgevoerde keuringen. Die horen op de arbeidsplaats aanwezig te zijn. Een rapport van twee jaar oud laat zien dat er ooit is gekeurd, maar niet dat u de periodieke keuring bijhoudt. Welke maatregel de inspectie dan neemt, hangt af van de situatie. Boetebedragen noemen wij hier bewust niet.

Na een ongeval

Gebeurt er een ongeval met een stelling, dan wordt gekeken of de werkgever aan zijn zorgplicht heeft voldaan. Een ontbrekende of sterk verouderde keuring maakt dat moeilijker aan te tonen. Hoe dat in een concreet geval uitpakt, is een juridische beoordeling waar dit artikel niet op vooruitloopt.

Verzekering

Een verzekeraar kan bij schade vragen naar het inspectiedossier. Wat uw polis precies vraagt, verschilt per verzekeraar en per contract. Kijk dat na in uw polisvoorwaarden of vraag het uw tussenpersoon. Een algemene regel is daarvoor niet te geven.

Stappenplan: wat doet u nu?

1. Zoek het laatste keuringsrapport op en stel vast wanneer de keuring was, wie haar uitvoerde en welke stellingen erin staan.
2. Loop na of de bevindingen uit dat rapport zijn opgevolgd. Openstaande herstel- en afkeurpunten hebben voorrang op al het andere.
3. Plan direct een inspectie door een deskundige in en leg de afspraak schriftelijk vast.
4. Laat tot die tijd een interne visuele controle uitvoeren door een aangewezen medewerker, bij voorkeur met een vaste checklist, en noteer datum en bevindingen.
5. Ontlast of blokkeer secties met zichtbare schade en markeer ze, zodat ze niet opnieuw worden gevuld.
6. Breng in kaart wat er sinds de laatste keuring is veranderd: bijgeplaatste rijen, verhangen liggers, andere lading, verplaatste stellingen.
7. Leg klaar wat de inspecteur nodig heeft: plattegrond of tekening, belastinggegevens en het vorige rapport.
8. Neem na de inspectie de bevindingen op in uw plan van aanpak en zet de datum van de volgende inspectie meteen vast.

Hoe ver bent u over de termijn? Vier situaties

De kolom met de aanpak is praktijkadvies. Alleen de laatste rij volgt rechtstreeks uit de wet: artikel 7.4a, lid 4 noemt langdurige buitengebruikstelling als gebeurtenis waarna opnieuw wordt gekeurd.

Is de inspectie na een lange achterstand anders?

De werkwijze is dezelfde: een visuele, deskundige beoordeling van opbouw, staat en belastinggegevens, met classificatie van de gevonden schade. Wel is de kans groter dat er meer bevindingen zijn dan bij een stelling die elk jaar wordt bekeken, omdat de schade van meerdere jaren in één rapport terechtkomt. Houd daar in uw planning rekening mee: reserveer tijd en budget voor herstel en zorg dat iemand beslissingen kan nemen als een sectie direct moet worden ontlast.

Ontbreken tekening en belastinggegevens, dan stelt de inspecteur dat vast. Die gegevens komen van de fabrikant, de leverancier of een constructeur en niet uit de inspectie zelf.

Zo voorkomt u dat de keuring opnieuw verloopt

• Wijs een verantwoordelijke voor de stellingen aan, in de norm de PRSES genoemd, en regel wie die taak overneemt bij afwezigheid of vertrek.
• Zet de volgende inspectie vast op de dag dat u het rapport ontvangt en niet pas wanneer de termijn nadert.
• Leg het controleregime vast in uw RI&E en plan van aanpak, zodat het niet aan één persoon hangt.
• Spreek met uw inspectiepartij een terugkerende planning of een jaarlijkse herinnering af.
• Bewaar de rapporten op een vaste, voor meerdere mensen toegankelijke plek op de locatie.
• Houd een eenvoudig logboek bij van interne controles en gemelde aanrijdingen. Dat maakt de periode tussen twee inspecties zichtbaar.

Hoe RackCheck helpt

RackCheck inspecteert uw stellingen onafhankelijk, ook als de vorige keuring lang geleden is of het dossier onvolledig is. We bepalen de huidige staat, leggen bevindingen vast met foto, locatie, classificatie en vervolgstap, en u ontvangt een rapport dat u als bewijsstuk op de locatie bewaart. Op verzoek spreken we een terugkerende planning af, zodat de volgende inspectie niet opnieuw uit beeld raakt. De inspectiebeoordeling staat los van eventuele herstelwerkzaamheden.